Gestiona todos tus expedientes de subvención desde un mismo sitio
Todos los detalles de un expediente a simple vista
Del cliente al expediente, del expediente a la documentación y de la documentación a la factura. Todo en el mismo sitio.
Seleccionas un cliente de tu cartera y creas su expediente para una convocatoria concreta.
Montas el formulario con lo que necesitas y compartes el enlace. El cliente sube sus documentos y tú los validas.
El expediente avanza por sus fases. Cada una registra sus tareas y su importe.
Un ejemplo completo, del cliente al expediente justificado
Una asesoría que hoy lleva las subvenciones en carpetas del escritorio y un Excel de seguimiento. Así queda el mismo trabajo dentro de FANDIT, desde que pides la documentación hasta que facturas.
Preparas el formulario con lo que hay que pedir
Defines qué información necesitas del cliente: campos de texto, respuestas cerradas y ficheros. Si asocias la plantilla a una subvención por su ID, la IA analiza la normativa de esa convocatoria y propone los campos.
El cliente sube sus documentos y tú los validas
Generas un enlace del formulario y se lo pasas por WhatsApp, Telegram o email. El cliente lo rellena y sube sus ficheros. Tú revisas cada documento y lo das por válido o lo devuelves para que lo repita.
Sabes cuánto tienes que facturar por cada expediente
En cada expediente registras el importe fijo pactado con el cliente y el porcentaje variable de éxito sobre lo que consiga. En cuanto actualizas el importe concedido real, FANDIT calcula lo que toca facturar.
Consultas qué ayudas ha conseguido ya cada cliente
La pestaña de ayudas conseguidas muestra, cliente a cliente, cuántas concesiones ha recibido y el importe total, con el histórico desde 2020. Al pinchar en uno ves el nombre de cada ayuda, el año y el importe concedido.
Deja de llevar las subvenciones en carpetas y un Excel
Sin FANDIT
- Una carpeta en el Drive por cliente y un Excel de seguimiento aparte
- La documentación llega por correo y se pide varias veces
- Para saber en qué punto está un expediente hay que preguntar
- La factura de éxito se calcula a mano revisando resoluciones
Con la gestión de expedientes de FANDIT
- Cliente, expediente, documentación y facturación en el mismo sitio
- El cliente sube sus documentos desde un enlace y tú los validas
- Cada expediente muestra su fase, sus plazos y sus tareas
- El fee fijo y el variable de éxito se calculan con el importe concedido
¿Para qué puedes utilizar la gestión de expedientes?
Dejar de llevar el seguimiento en un Excel
Recoger la documentación sin perseguir al cliente
No perder un plazo de justificación
Controlar qué has facturado por cada expediente
Conectar los expedientes con tus propias herramientas vía API
Ver la API de subvencionesAdaptar el flujo de trabajo a tu despacho
Ver cómo digitalizar tu gestiónPreguntas sobre la gestión de expedientes
¿Qué es la gestión de expedientes de FANDIT?
¿Qué es la gestión de expedientes de FANDIT?
Es el módulo donde tramitas las subvenciones de tus clientes. Tiene el listado de expedientes, las plantillas de formularios y la facturación. Dentro de cada expediente encuentras la información, el formulario con la documentación y los plazos y tareas.
¿Puedo pedirle la documentación al cliente sin mandarle correos?
¿Puedo pedirle la documentación al cliente sin mandarle correos?
Sí. Generas un enlace del formulario del expediente y se lo pasas por WhatsApp, Telegram o email. El cliente lo rellena y sube sus ficheros directamente, y tú revisas y validas cada documento dentro del expediente.
¿Puedo asociar varias subvenciones al mismo expediente?
¿Puedo asociar varias subvenciones al mismo expediente?
No. Cada expediente asocia un cliente con una única convocatoria. Si un mismo cliente se presenta a dos ayudas, creas dos expedientes.
¿El formulario se rellena solo con los datos de la convocatoria?
¿El formulario se rellena solo con los datos de la convocatoria?
No se autocompleta desde la subvención vinculada: defines tú qué pedir, plantilla a plantilla. Lo que sí puedes hacer es asociar la plantilla a una subvención por su ID para que la IA analice su normativa y proponga los campos.
¿Puedo reutilizar las plantillas de formulario con mi equipo?
¿Puedo reutilizar las plantillas de formulario con mi equipo?
Sí. Las plantillas se copian, se reutilizan en otros expedientes y se comparten con el resto del equipo. FANDIT también incluye plantillas ya creadas para empezar.
¿Cómo se factura una subvención a un cliente?
¿Cómo se factura una subvención a un cliente?
En la facturación del expediente registras el importe fijo pactado y el porcentaje variable de éxito sobre lo conseguido. Cuando actualizas el importe concedido real, FANDIT calcula cuánto tienes que facturar.
¿Cómo sé qué subvenciones ha recibido ya un cliente?
¿Cómo sé qué subvenciones ha recibido ya un cliente?
En la pestaña de ayudas conseguidas ves cuántas concesiones tiene cada cliente y el importe total, con el histórico desde 2020. Al abrir un cliente aparece el nombre de cada ayuda, el año y el importe concedido.
¿Puedo crear un expediente desde el listado de clientes?
¿Puedo crear un expediente desde el listado de clientes?
Sí. Seleccionas un cliente en el listado y pulsas Crear expediente. Es el paso natural cuando pasas del análisis de la cartera con el Radar de oportunidades a la tramitación del día a día.
¿Puedo gestionar los expedientes desde mi propio software?
¿Puedo gestionar los expedientes desde mi propio software?
Sí. La API de FANDIT incluye los endpoints de expedientes: listado, detalle, plantillas, estados y subestados, gestores, crear, actualizar, archivar, asignar e importar.
La gestión de expedientes es la última pieza del recorrido: encuentras la convocatoria en el Buscador, compruebas a qué clientes les encaja con el Radar de oportunidades y tramitas la solicitud aquí.
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